Hamburg, 26. Juni 2024 – Das Museum am Rothenbaum – Kulturen und Künste der Welt (MARKK) in Hamburg verfügt über einen Sammlungsbestand von etwa einer Viertelmillion Artefakten und einer halben Million Photomaterialien an verschiedenen Standorten. Bisher erfolgte die Standortverwaltung händisch im CMS (Collection Management System), was zeitaufwändig und fehleranfällig war. Es wurde nach einer neuen Lösung gesucht, um die Inventurprozesse zu digitalisieren. Die Wahl fiel auf ZetesMedea sowie Etikettendrucker, Verbrauchsmaterialien und Handheldscanner von Zebra. Aktuell nutzen elf Mitarbeiter:innen die mobilen Geräte zur Verstandortung der Artefakte. Neben Inventurarbeiten wird damit aber auch der normale Museumsbetrieb unterstützt. Die Digitalisierung des Inventurprozesses bedeutet für das MARKK neben einer enormen Zeitersparnis gleichzeitig die Reduzierung von Fehlern sowie ein flexibleres Agieren.
In den Sammlungen des MARKK finden sich Kunst- und Alltags-Objekte aller Kontinente: Von kleinen ostasiatischen Lackarbeiten, die nur ein paar Zentimeter groß sind bis zu vollständigen Booten aus Ozeanien und überlebensgroßen Skulpturen ist vieles dabei. Die zeitliche Spanne der Artefakte startet bei frühen archäologischen Funden und wird durch zeitgenössische Kunstwerke erweitert. Besonders fragil sind Artefakte aus organischen Materialien, wie Pflanzenfasern oder Seide, bei denen das Handling sehr bedacht erfolgen muss.
Anforderungen an die digitale Inventarisierungslösung
Voraussetzung war, dass die Geräte zur Datenerfassung tragbar sind, aus sicherheitstechnischen Gründen jedoch nicht kabellos kommunizieren dürfen. Darüber hinaus sollte die Daten-Schnittstelle nicht nur auf das bestehende CMS zugeschnitten, sondern universell einsetzbar sein. Die Inventarisierungslösung ZetesMedea verzichtet daher auf direkte Kommunikation mit dem CMS. Standortänderungen werden zunächst auf den Scannern zwischengespeichert, dann in einer Cloud gesammelt und anschließend in regelmäßigen Abständen in die Datenbank eingepflegt.
Da die bisherige im CMS verfügbare Standortverwaltung nicht für ein Scanverfahren ausgelegt war, musste außerdem vor Einführung der Zetes-Lösung ein eindeutiges Standortsystem erarbeitet und die bisherige Standortverwaltung im CMS entsprechend erweitert werden. Dies hatte eine Datenmigration in das neue Standortsystem zur Folge. Eine weitere Herausforderung war die Ermittlung von geeignetem Verbrauchsmaterial. So wurden unterschiedliche Druckmedien und Farbbänder getestet (z. B. Abriebfestigkeit des Drucks, Reißwiderstand der Etiketten) sowie deren Zusammensetzung mit Hinblick auf Depottauglichkeit.
Einführung von ZetesMedea in Kombination mit MDE-Geräten und Etikettendrucker
"Wir hatten eine intensive Testphase. Das Erreichen einer bestmöglichen Umsetzung machte eine Umstellung des Standortsystems notwendig. Die Testphase und Einführung der ZetesMedea-Inventarisierungslösung inklusive Hardware unter Einbindung aller Mitarbeiter:innen ist abgeschlossen. Bei der Vielzahl von Artefakten konnten zwar noch nicht alle Objekt-Label verteilt werden, aber jedes Artefakt, das von nun an bewegt wird, bekommt jetzt sofort einen QR-Code und kann per Scanner verstandortet werden", äußert Jan Neidhardt, Leitung Sammlungstechnik beim MARKK Museum.
Durch die Standorterfassung per Scanverfahren ist das MARKK Museum heute in der Lage, Echtzeit-Informationen zum aktuellen Bestand bei parallel laufendem Ausstellungs- und Inventurbetrieb vorzuhalten. Die session-basierte Standortvergabe ermöglicht es zudem, bestimmte Arbeitsprozesse inhaltlich zusammenzufassen (z. B. Ausstellungsaufbau, Restaurierung) und so zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbarer zu machen. Zusätzlich können Notizen zu einzelnen Objektbewegungen angelegt werden.
Mit der neuen Inventarisierungslösung können MARKK-Mitarbeiter:innen schnell und zuverlässig Standortänderungen von Museumsobjekten mittels QR-Scannern erfassen, ebenso offline. QR-Etiketten ermöglichen darüber hinaus zusätzliche Angaben von Meta-Daten zum Objekt. Mit den Standortstickern kann direkt vor Ort der physische Standort markiert werden. Eine einheitliche Benennung macht die Standorte außerdem transparent.
"Eine weitere wichtige Neuerung für uns ist das Drucken von Objekt- und Standortlabels. Diese machen die Objekte bzw. Standorte nicht nur scanbar, sondern ermöglichen ein einheitlicheres Erscheinungsbild im Depot. Vorher waren dies meist handgeschriebene Zettel. Labels werden direkt aus dem CMS gedruckt. Aufgrund der praktischen Größe der Label-Drucker können wir sogar flexibel vor Ort drucken", sagt Joscha Machatzke, Digitale Sammlungsverwaltung beim MARKK Museum.
Wechselnde Ausstellungen, Versand von Exponaten und interne Umlagerungen
Zusätzlich verwendet das MARKK Lagepläne, bei denen auch alle Ausstellungsräume mit QR-Codes versehen sind, so dass die Artefakte auf einen entsprechenden Raum verstandortet werden können. Die QR-Codes der Artefakte werden eingesammelt und nach Ausstellungsende, beim Verräumen der Artefakte, wieder angebracht. Ebenso wird im Leihverkehr vorgegangen, nur wird dann nicht auf einen Ort verstandortet, sondern der Standortsticker mit „außer Haus“ versehen.
