Para mantener las ventajas competitivas, los proveedores de servicios logísticos y minoristas han automatizado la preparación de pedidos en sus almacenes implementando tecnologías como pick to cart, pick to light y picking por voz, entre otras. Sin embargo, a pesar del buen funcionamiento de estas soluciones de ICT, también se puede lograr una gran mejora en la eficiencia reorganizando los principales procesos logísticos.
Jeffrey Verberne, Logistics Business Consultant de Zetes, nos explica cómo las empresas pueden implementar una solución de preparación múltiple de pedidos y cómo evitar los posibles obstáculos.
1. Identificar el método óptimo de preparación de pedidos
El método óptimo de preparación de pedidos depende de varios factores, como la gama de productos, el volumen durante los picos de demanda, los recursos, el tamaño del almacén, el número de pedidos de clientes y los plazos de entrega acordados. Sin un análisis de estos factores y la identificación de los cuellos de botella de los procesos logísticos clave, las inversiones en soluciones de automatización no se traducirán en un aumento de la eficiencia.
También es importante determinar qué métodos y tecnologías de preparación de pedidos aportarán un mayor número de ventajas: preparación múltiple de pedidos o de un solo pedido, pick to cart, pick to light o picking por voz, entre otros.
2. Distinguir entre la preparación de pedidos dinámica o estática
Para decidir el mejor método de preparación de pedidos, es importante distinguir entre la preparación dinámica y estática. Veamos en qué se diferencian:
Preparación de pedidos dinámica
Los operarios permanecen en una ubicación fija y les llegan todos los artículos del pedido, por ejemplo, mediante un sistema de robotización del almacén. La ventaja de esta modalidad es que elimina todos los desplazamientos.
Preparación de pedidos estática
Los operarios deben desplazarse hasta el lugar en el que está almacenado cada artículo, a pie o con un carro o carretilla elevadora.
Otro elemento diferenciador de esta modalidad es que se pueden preparar uno o varios pedidos a la vez. Si la mayoría de los pedidos están compuestos por un gran número de artículos distintos, las distancias entre ellos suelen ser cortas y la mejor solución es probablemente la preparación de un solo pedido a la vez. En cambio, si los pedidos están formados por pocos artículos, la preparación múltiple de pedidos puede ahorrar bastante tiempo. También puede ser necesario preparar varios pedidos en un intervalo de tiempo determinado para clientes o transportistas específicos, lo que se denomina “wave picking”. Finalmente, los grandes centros de distribución se pueden dividir en zonas en las que los operarios preparan los pedidos en función de los códigos de artículo de cada zona.
3. Evaluar y minimizar los desplazamientos
Decidirse por la preparación múltiple o de un solo pedido puede repercutir considerablemente en la eficiencia. Con la preparación múltiple de pedidos, el objetivo principal suele ser minimizar los desplazamientos para todos los operarios. Esto se consigue recogiendo todos los artículos de varios pedidos en un único desplazamiento (preparación múltiple), o recogiendo a la vez todos los artículos de un determinado código para varios clientes (preparación de lotes o “batch picking”).
Con estas dos opciones, todos los artículos recogidos también se deben asignar de forma inteligente a los pedidos de cliente correspondientes. Esto suele hacerse preferiblemente durante la preparación de los pedidos, utilizando números de comprobación o códigos de color y un contenedor o caja para cada pedido. Si se tarda demasiado tiempo o se producen errores al clasificar los artículos tras el picking, se vuelve a perder la eficiencia ganada o se resiente la fiabilidad de las entregas. El aumento de la eficiencia que se puede conseguir preparando varios pedidos a la vez depende de la gama de productos, el número de códigos de artículo por pedido, el número de operarios y el tamaño del almacén (como ocurre con el resto de los métodos), por lo que se debe analizar cada caso concreto.
4. Ejecutar el análisis de los procesos y la lógica empresarial
Para conocer las ventajas y el ahorro que se pueden conseguir con la preparación múltiple de pedidos, siempre es necesario analizar los procesos de manipulación y preparación.
Estas son las principales preguntas que se deben plantear:
• ¿Cuáles son los desplazamientos que deben realizar todos los operarios y cuál es el promedio de paquetes recogidos por hora?
• ¿La gama de productos, o parte de ella, es adecuada para la preparación múltiple basada en los pedidos o en los artículos? ¿Se adecua este método a los intervalos temporales asignados para la preparación de los pedidos?
En el caso de muchos pedidos individuales, no suele valer la pena implementar la preparación múltiple debido a los plazos de entrega previstos, que suelen ser entregas en el mismo día. Sin embargo, los flujos de pedidos en el caso de proveedores de servicios logísticos y minoristas con almacenes más grandes y un buen número de operarios de picking son suficientemente grandes para que se pueda recuperar en poco tiempo una inversión en un sistema de preparación múltiple de pedidos. A este respecto, una consideración importante que se debe tener en cuenta es si el sistema de ERP o WCS/WMS que se utiliza permite la preparación múltiple de pedidos. Si estos sistemas no tienen esta capacidad, será necesario introducir un nivel de lógica empresarial con el que calcular las cantidades y también realizar ajustes en los comandos de voz.
Caso práctico: Kruidvat mejora un 38% su eficiencia
A.S Watson, empresa matriz detrás de Kruidvat, Trekpleister, ICI PARIS XL, Pour Vous y Prijsmepper, y líder del sector de la belleza y el cuidado personal en el mercado holandés, es un buen ejemplo de cómo las empresas pueden aumentar la eficiencia hasta en un 38 % implementando la preparación múltiple de pedidos.
Coen Mulder, responsable de Functional Control Supply Chain Development de A.S. Watson, lo explica así: “En nuestro almacén de Heteren hace ya unos años que usamos el picking por voz basado en la solución ZetesMedea. Los pedidos se procesan de tres formas distintas en función del tipo de producto: productos del surtido actual, productos en oferta y pedidos electrónicos”.
“Tras usar un sistema de preparación de un solo pedido durante un tiempo —con el que todos los operarios se tenían que desplazar por el almacén—, nos reunimos con Zetes para buscar la forma de reducir los desplazamientos. Llegamos a la conclusión de que podíamos aumentar la eficiencia en un 16 % combinando pedidos mediante el cálculo de cantidades para poder utilizar los contenedores más adecuados (palés o cubos). Partiendo de este estudio de viabilidad, implementamos de forma conjunta la preparación múltiple de pedidos”.
Por lo que respecta al aumento de la eficiencia del 38 %, Jaqueline van Oostrum, Project Manager de Supply Chain y Logística de A.S. Watson añade: “Además de los cálculos de cantidades para los contenedores y el ajuste de los comandos de voz para la preparación de lotes, también añadimos varias transpaletas. Lo que determina el nivel máximo de mejora que se puede alcanzar es la combinación de ajustes en el software y los equipos, así como el compromiso de los empleados”.
“La implementación de la preparación múltiple de pedidos para el surtido actual ha superado todas las expectativas, permitiéndonos aumentar la eficiencia en un 38 %” Jaqueline van Oostrum, Project Manager de Supply Chain y Logística
“Aparte de reducir los desplazamientos, la preparación múltiple de pedidos también ahorra tiempo, porque los operarios no se entorpecen ni tienen que esperar en los pasillos del almacén. Con el paso del tiempo, hemos visto que la implementación de la preparación múltiple de pedidos para el surtido actual ha superado todas las expectativas y nos ha permitido aumentar la eficiencia en un 38 %, que es una cifra espectacular. El promedio de paquetes recogidos por hora para este tipo de productos ha pasado de 90 a 125. En vista del éxito, también hemos implementado la preparación múltiple para los productos en oferta, con el objetivo de lograr una mejora parecida”, concluye Jaqueline van Oostrum.