Une traçabilité totale et fiable dans des processus logistiques

Une quarantaine de sites a été déployée en France et en Belgique, soit près de mille opérateurs qui travaillent avec la solution. Bientôt d’autres processus métier comme la mise en stock et le placement des produits seront optimisés avec la même solution.
CERP Rouen est la filiale répartition du groupe coopératif Astera, spécialisé dans la distribution pharmaceutique. La distribution des produits du grossiste-répartiteur se fait à partir de 32 agences et 3 structures dépositaires en France et 4 agences en Belgique ; environ 30000 références sont livrées à 6500 officines, jusqu'à 3 fois par jour sous un délai moyen de 2 heures après la passation de commande.

Vers une traçabilité à 100%

En 2008, l’entreprise s’était déjà équipée de lecteurs 2D pour gérer des références de produits vétérinaires marqués du code Datamatrix et pour optimiser la réception et le stockage des médicaments en FIFO/FEFO. L’introduction des codes Datamatrix et les nouvelles normes de traçabilité des médicaments, imposées au secteur pharmaceutique depuis 2011, en plus d'un nombre grandissant des références conformément marquées, a fait décider CERP Rouen de poursuivre la réorganisation de ses processus logistiques. Jusque-là, à l’exception de quelques sites mécanisés en Belgique où la préparation de commandes se faisait avec la technique vocale seule, l’inventaire et le picking se faisaient à partir de bordereaux papier. Les contrôles des produits se faisaient de façon visuelle et la traçabilité restait approximative.

Scanning de codes-barres 2D, vocal, ou les deux ?

Deux entreprises ont été contactées pour présenter une solution sur base de capture de données 2D. L’objectif : mettre en place un système qui permette à la fois de respecter les nouvelles réglementations de traçabilité, sans pénaliser les taux de productivité élevés qui assurent les délais de livraison très courts garantis par la société. Plusieurs systèmes ont été envisagés pour opérer un changement vers une traçabilité totale, le scanning avec lecteurs mobiles 2D et le vocal. Un projet pilote a été mis en place en 2010 sur un site test, à Conflans-Sainte-Honorine et c’est la solution d’optimisation de processus en entrepôt ZetesMedea qui a été retenue.

« Avec le même investissement et le même équipement, on peut optimiser plusieurs modules métiers comme la préparation et l’inventaire, mais aussi la mise en stock et le placement des produits. »
Anne Claude Mare, Directeur Développement et Etudes Métiers de CERP Rouen

ZetesMedea est un système d'exécution logistique qui gère efficacement tous les processus d'entrepôt. Son objectif consiste à organiser les processus de façon rapide et flexible, tout en supprimant les erreurs et en réduisant les coûts. Le module vocal de la solution, ZetesMedea Voice, offre une approche multimodale qui combine le vocal et le scanning 2D.

Anne Claude Mare, Directeur Développement et Etudes Métiers de CERP Rouen : « Nous étions d'accord pour la partie « scanning » dès le début, mais nous avions des craintes pour l'installation du vocal, avec la possible résistance des opérateurs. Après ce test et les premiers retours très positifs des utilisateurs, nous avons marqué l'essai sur un site belge à Courcelles et deux autres sites français, à Verneuil puis Agen, dans le courant de l'année 2011. »

La capacité à évoluer a été un autre avantage non négligeable dans le choix de l'entreprise pour cette solution. En effet, avec l'évolution possible de la réglementation européenne sur la traçabilité des produits pharmaceutiques, un contrôle des numéros de série pourrait, à terme, être mis en place. Avec quelques petits ajustements de la solution, CERP Rouen aura alors la possibilité d'étendre ses contrôles sur quelques gammes ciblées et de mettre cela en pratique facilement avec ZetesMedea Voice.

Optimisation de plusieurs processus avec une même solution

Multimodal, multi-client voice picking

Pour la préparation de commandes, CERP Rouen fait face à deux grosses vagues, l'une entre 11h30 et 13h et la seconde entre 18h30 et 20h30 et parfois jusqu'à 22h pour certaines officines des grandes agglomérations. Ces deux vagues de commandes sont ensuite livrées à partir de 14h et le lendemain matin. Parfois, une troisième livraison, plus petite, peut avoir lieu vers 16h le jour-même.

Anne-Claude Mare, Directeur Développement et Etudes Métiers de CERP Rouen : « Jusqu'à ces dernières années, sans l'obligation de traçabilité, nous avons pu gérer cette performance de notre distribution sans l'assistance de la solution ZetesMedea, mais le nombre de références traçables grandissant, cela devenait de plus en plus difficile, notamment sur les sites ne bénéficiant pas de mécanisation. » Selon la taille des agences, la préparation de commandes se fait sur convoyeur (pour les plus grandes sites), ou sur des chariots spécifiques multi-bacs / multi-clients.

Travaillant avec ZetesMedea Voice, les opérateurs de CERP Rouen sont équipés d’un terminal mobile (WT4090 de Motorola), d’un lecteur bague (Motorola RS507) et d’une casque + micro. Le système vocal guide l’opérateur à travers le processus: il lui dit quels produits il doit prélever et en quelle quantité, où il peut les trouver et où il doit les déposer, comme c’est le cas pour la préparation de commandes vocale classique. En plus, le système informe également sur les éléments qui doivent être scannés pour assurer la traçabilité : la vignette (qui contient les informations de prix) et/ou le Datamatrix (qui contient les informations de numéro de lot et date de péremption) et/ou le code-barres identifiant le produit et/ou le code de l’emplacement.

Si l’opérateur fait une erreur, par exemple en prenant le mauvais produit ou une mauvaise quantité, le système le corrige immédiatement. S’il a besoin d’assistance supplémentaire, il peut interroger vocalement le système ou consulter des informations sur l’écran du terminal mobile.

Un inventaire permanent fiable

Les processus similaires s’appliquent pour l’inventaire quotidien : utilisant le même matériel, l’opérateur est guidé par le système tout au long du processus d’inventaire permanent. La solution a amené une simplification importante des tâches : suppression du papier, sécurité de la capture des données de traçabilité via le scan, enregistrement des quantités comptées et mise à jour des stocks en temps réel.

Système vocal ‘sans apprentissage’

Le système vocal ZetesMedea Voice est un système ‘untrained’(« sans apprentissage ») ou monolocuteur, ce qui veut dire que les opérateurs n’ont pas besoin d’une formation élaborée ni d’enregistrer un profil vocal, mais qu’ils peuvent commencer à travailler tout de suite. La solution s'est complètement intégrée au WMS préexistant au sein de l'entreprise

Les bénéfices

Travailler de manière plus efficace

Avec un meilleur confort des opérateurs et la libération des yeux et des mains (puisque bordereaux papier et crayons sont devenus inutiles), les opérateurs travaillent de façon plus efficace. Certaines étapes lors de la préparation ou l’inventaire ont également pu être éliminées grâce à la mise en place du voice picking. Par exemple, le contrôle du code article ou du lot, ou celui du prix figurant sur la vignette, n'ont plus besoin d'être effectués par l'opérateur puisque le système s'en charge à sa place à partir du scan du code-barres ou du Datamatrix.

La solution complète permet également à CERP Rouen de gérer plus facilement certains aspects de la préparation. Par exemple, si un produit n’est plus disponible en rayon, l'opérateur n'a plus qu'à dire « stock » dans son casque, sans bouger de son poste, pour connaître le nombre d'unités restantes dans le stock général. Avant ZetesMedea Voice, il devait aller chercher cette information sur un des ordinateurs du site. Autre situation: quand l'opérateur doit prélever ou compter une grande quantité d'unités, la solution vocale peut lui faire un décompte de ce qu'il reste à prélever ou compter, pour limiter les erreurs liées à la taille de la préparation ou du stock à compter.

Une traçabilité maximale et des gains d'exploitation

Aujourd’hui le scan des produits assure un contrôle effectif et une traçabilité complète. Grâce à la performance du système, CERP Rouen a également amélioré sa productivité, avec une moindre pénibilité pour les utilisateurs; et le nombre d’erreurs de préparation, déjà faible chez le grossiste-répartiteur, est désormais inférieur à 0,07 %.

Ainsi, tout en répondant à l'exigence de la traçabilité réglementaire, la solution choisie s'est adaptée à tous les types d'agences (grandes et petites, mode de préparation convoyeurs et chariots) permettant à CERP Rouen de maintenir pour chacun de ses sites le même niveau de performance et de satisfaction clients.

« Nous avions un niveau d’exigence très élevé notamment par rapport aux temps de réponses et à la performance du système ; Zetes a répondu parfaitement à nos attentes en adaptant la solution au plus près de nos besoins. Nous avons par ailleurs particulièrement apprécié le contact avec les équipes de Zetes, leur grande réactivité et leur compréhension de nos spécificités. »  
Anne Claude Mare, Directeur Développement et Etudes Métiers de CERP Rouen

Polyvalence de la solution et RoI

Plus de 1000 opérateurs sont maintenant équipés de la même solution et du même matériel. Ceci facilite le travail, mais a aussi un avantage financier : « En plus des avantages en termes de traçabilité, qualité et productivité, la solution reste économiquement intéressante puisqu’avec le même investissement et le même équipement, on peut optimiser plusieurs modules métiers comme la préparation et l’inventaire, mais aussi la mise en stock et le placement des produits, modules que nous prévoyons de mettre en route dans le futur», dit Anne-Claude Mare.