Díky zjednodušení procesů skladování v šesti pobočkách firma Jacoby GM Pharma přelomově zvýšila transparentnost a omezila chybovost při vychystávání objednávek o 68% procent z 1,6 na 0,5 případů na tisíc položek. Současně se softwarovým řešením byl nasazen i nový hardware značky Zebra a výsledkem je plnění všech požadavků směrnice EU FMD (Falsified Medicines Directive).
Výchozí stav:
- Šest poboček s různými procesy skladování
- Netransparentní údaje o stavu vychystávání objednávek
- Směrnice FMD vyžaduje nové skenery a procesy
Řešení:
- ZetesMedea Logistics Execution Solution
Výsledky:
- Plnění požadavků směrnice FMD
- Snížení chybovosti při vychystávání objednávek z 1,6 na 0,5 případů na tisíc položek
- Eliminované ruční zadávání
- Větší spokojenost zákazníků i zaměstnanců
- Jednodušší administrativa
- Maximální transparentnost všech pohybů zboží
- Sledování procesů a dohledatelné operace vychystávání objednávek
- Možnost nasazení 2D skenerů
Tři firmy, šest poboček: Rakouský farmaceutický velkoobchod Jacoby GM vznikl spojením nezávislých firem Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma a Kögl Pharma v letech 2013 a 2015. Na základě těchto dvou spojení vznikl velký a výkonný dodavatel s vedoucí pozicí na trhu v západní části Rakouska. Bylo však nutné vyřešit rozdílné standardy procesů skladování v šesti skladech a logistických pobočkách, které jen částečně dokázaly využívat zařízení pro digitální snímání dat.
Osvědčené zdroje
„V tehdejší situaci roku jsme hledali softwarové řešení pro optimalizaci našich procesů na všech pobočkách a maximální standardizaci“, vzpomíná projektový manažer Andreas Trentinaglia, IT Manager pobočky v Innsbrucku. Dalším cílem této investice bylo zajistit plnění všech požadavků směrnice EU Falsified Medicines Directive (FMD) (viz vložená část). Ta vyžaduje, aby každá prodejní jednotka měla jedinečné sériové číslo, které je spolu s údaji o produktu uloženo v centrální databázi. Toto číslo, které může obsahovat až 20 cifer, je vytištěno na štítku prodejní jednotky ve formě Datamatrix 2D kódu. „Naše skenery však dříve uměly pracovat pouze s čárovými kódy 1D“, říká Franz Petrak, pověřený správce a vedoucí oddělení logistiky a IT na pobočce v Braunau.
Co se týče hardware, firma Jacoby GM již od roku 2009 používala zařízení pro snímání dat Zebra od společnosti Zetes Austria. „Měli jsme dobré zkušenosti se společností Zetes a produkty Zebra, takže jsme chtěli tuto osvědčenou volbu použít i pro novou generaci mobilních terminálů“, poznamenává Andreas Trentinaglia, který společně se svým týmem vybral mobilní dotykové terminály TC8000 a mobilní zařízení WT6000 spolu se skenery RS5000. Obrazovka počítače TC8000 směruje i během skenování k uživateli, takže zařízení není nutné při každém skenování otáčet. To zvyšuje efektivitu práce při skenování.
Spolehlivé vedení
Během prvního projektu na výměnu hardware také odborníci Zetes poukázali na možné zvýšení efektivity při zjednodušení procesů ve skladech. Farmaceutický velkoobchod měj zájem zvláště o systém ZetesMedea Warehouse Execution (WES). „Řešení ZetesMedea na nás zapůsobilo tím, jak rychle jej bylo možné začlenit do našeho IT prostředí“, říká Andreas Trentinaglia. Řešení ZetesMedea si dokáže vyměňovat data o objednávkách a skladových zásobách se systémem ERP vyvinutým firmou Jacoby a umí řídit a digitalizovat všechny procesy od příjmu zboží až po odeslání. Kromě jiného to zahrnuje příjem zboží, uskladnění položek, posouzení zásob a vychystávání objednávek. Stačí na mobilní zařízení nainstalovat aplikaci ZetesMedea a pracovníci mohou okamžitě s jistotou pracovat na vychystávání.
Řešení ZetesMedea lze také konfigurovat pro širokou škálu procesů, pro které nelze ve všech šesti pobočkách zavést jednotný standard. V Hallein, Braunau, Klagenfurtu, Salzburgu and Hohenemsu jsou vychystávací klece většinou převáženy z jedné vychystávací stanice na další, a na každé stanici jsou nakládány jinými zaměstnanci.
„Sklad v Innsbrucku má tři patra a z konstrukčních důvodu je nelze automatizovat“, vysvětluje Andreas Trentinaglia.
I proto je v Innsbrucku používán systém „picker-ke-zboží“, kdy jsou vychystávány čtyři objednávky najednou a pracovníci skladu přecházejí s vychystávacím vozíkem ke zboží, které má být vyskladněno na jednotlivé objednávky.
Mezi ostatními pěti pobočkami také existují určité drobné rozdíly v procesech, které nelze standardizovat.
Standardizovaná aplikace
Během dvou společných pracovních seminářů se zaměstnanci Jacoby GM Pharma a společnosti Zetes byly definovány všechny procesy a byly v maximální možné míře standardizovány. „Řešení ZetesMedea umožňuje také rozdělení objednávek, kdy při velkém objemu práce několik pracovníků pracuje na stejné objednávce, abychom splnili náročné termíny“, potvrzuje Franz Petrak. Pro pobočku v Innsbrucku byl vytvořen speciální režim, který od základů upravuje procesy v aplikaci ZetesMedea.
Díky tomu může firma Jacoby GM Pharma na všech pobočkách pracovat se standardizovanou aplikací ZetesMedea a jednoduše vybírat příslušné režimy, ale centrální rozhraní do systému ERP je jednotné. Terminály Zebra vybavené aplikací ZetesMedea jsou přiřazovány na jednotlivé pobočky, takže na nich mohou IT správci Jacoby GM přehledně a jednoduše konfigurovat pracovní panel ZetesMedea. Toto jednoduché ovládání umožňuje mobilní platforma MCL™ typu MEAP (mobile enterprise application platform), speciálně vytvořená pro alokaci procesů v dodavatelském řetězci.
Centrální management
Mobilní platforma MCL™ řídí celou mobilní infrastrukturu spolu s životními cykly aplikace a zařízení. Umožňuje rychlý vývoj, nasazení, spuštění a používání mobilní aplikace nezávisle na umístění, použitých zařízeních a operačním systému. Toto byl klíčový faktor, který umožnil firmě Jacoby GM Pharma nasadit řešení ZetesMedea na prvních pobočkách v řádu pouhých týdnů. „Doba mezi zahájením projektu v prosinci 2018 a startem provozu v Innsbrucku byla kratší než čtyři měsíce“, připomíná Andreas Trentinaglia.
Při každodenní činnost je pracovní panel používán hlavně ke správě objednávek a zařízení. Obsahuje přehled všech vychystávaných objednávek a jejich stavu zpracování. Vedoucí skladu může kdykoli zasáhnout, například při potřebě přednostně zpracovat urgentní objednávky. Na pracovním panelu lze také provést hloubkovou analýzu dostupných dat, doby zpracování a chyb.
Rychlé nasazení
Po zahájení si všichni pracovníci řešení ZetesMedea rychle oblíbili. „Přestože stále umožňujeme používat starý systém jako zálohu, v krátké době se naši zaměstnanci dobrovolně rozhodli přejít na ZetesMedea“, potvrzuje Franz Petrak. „Grafické uživatelské rozhraní na displejích mobilních terminálů bez nutnosti ručního zadávání vedlo k rychlé oblibě systému“. Značné snížení chybovosti, která i tak byla ve firmě Jacoby GM Pharma na velmi nízké úrovni, dále dosvědčuje, že používání řešení je opravdu jednoduché. „Díky řešení ZetesMedea jsme dokázali snížit chybovost z 1,6 až 2,0 případů na tisíc položek na pouhých 0,5 případů na tisíc položek“, říká Andreas Trentinaglia.
„Řešení ZetesMedea na nás zapůsobilo tím, jak rychle jej bylo možné začlenit do našeho IT prostředí“, říká Andreas Trentinaglia, IT Manager
Závěr
Pomocí řešení ZetesMedea a výkonných terminálů Zebra firma Jacoby GM Pharma podstatným způsobem standardizovala všechny procesy od příjmu zboží až po odeslání a zvýšila transparentnost, spolehlivost i jednoduchost obsluhy. Jako další krok digitalizace je plánována ‘poslední míle’. Cílem je zvýšit kvalitu služeb při doručování pomocí řešení ZetesChronos.
O firmě Jacoby GM Pharma
Jacoby GM Pharma je rakouský farmaceutický velkoobchod s hlavním sídlem v Halleinu a pobočkami v Braunau, Klagenfurtu, Innsbrucku, Salzburgu a Hohenemsu. tato soukromá firma má přes 400 zaměstnanců, kteří denně zpracovávají 170 000 balení lékařských produktů s ročním obratem přibližně 400 milionů Eur. Firma Jacoby GM Pharma k zásobování lékáren, lékařů a veterinářů každodenně využívá vlastní flotilu 35 vozidel. Skladové zásoby tvoří přibližně 3 milionů balení a 30 000 položek s dosahovanou dostupností 99,1 procent. Další informace jsou k dispozici na webu www.jacoby-gm.at
Legislativa: Směrnice EU Falsified Medicines Directive (FMD)
Směrnice EU Falsified Medicines Directive (FMD), která začala platit v únoru 2019, požaduje povinné bezpečnostní ověřování všech dodávaných balení lékařských produktů. Každá prodejní jednotka musí mít jedinečné sériové číslo, které je spolu s údaji o produktu uloženo v centrální databázi (EMVS/NMVS). Toto číslo, které může obsahovat až 20 cifer, je vytištěno na štítku prodejní jednotky ve formě 2D kódu GS1 Datamatrix. Štítky obsahují kód GTIN (Global Trading Item Number), který má celosvětovou platnost, datum konce trvanlivosti a číslo dávky.
Ve všech bodech dodavatelského řetězce je možné zkontrolovat pravost prodejní jednotky pomocí naskenování čárového kódu v mobilním terminálu. Mobilní terminál kontaktuje online centrální registr, ověří pravost sériového čísla a načte údaje o naskladněném produktu. Uživatel poté může okamžitě ověřit pravost produktu na displeji mobilního terminálu.