Semplificando i processi di magazzino presso i suoi stabilimenti, Jacoby GM Pharma ha notevolmente aumentato la trasparenza, portando al contempo il tasso di errori nel picking degli ordini dall'1,6 ad appena lo 0,5 per mille. L'azienda a capitale privato ha implementato il nuovo hardware Zebra per ottenere la conformità ai requisiti della Direttiva europea sui medicinali falsificati (FMD).
Sfida:
- Sei stabilimenti con processi di magazzino diversi
- Scarsa trasparenza sullo stato del picking degli ordini
- Nuovi scanner e processi richiesti dalla direttiva FMD
Soluzione:
- Soluzione di esecuzione logistica ZetesMedea
Risultati:
- Conformità alla direttiva FMD
- Tasso di errori nel picking degli ordini ridotto da 1,6 a 0,5 per mille
- Registrazioni manuali eliminate
- Maggiore soddisfazione dei clienti e dei dipendenti
- Amministrazione semplificata
- Massima trasparenza per tutti i movimenti di merci
- Tracciabilità dei processi e delle operazioni di picking degli ordini
- Possibilità di integrare scanner 2D
Tre aziende, sei stabilimenti: L'azienda austriaca Jacoby Pharma GM, grossista in campo farmaceutico, è il risultato di una fusione tra le aziende private Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma e Kögl Pharma. La fusione, avvenuta in due fasi nel 2013 e nel 2015, ha portato alla creazione di un potente fornitore con una posizione di leadership sul mercato Austriaco. Sin dalla nascita della nuova azienda coesistono tuttavia standard e serie di processi di magazzino diversi nelle sei strutture di magazzino e logistiche, operanti solo parzialmente con dispositivi di acquisizione dati digitali.
Squadra che vince...
"Data la situazione, nel 2018 eravamo in cerca di una soluzione software in grado di ottimizzare i nostri processi in tutte le filiali, standardizzandoli per quanto possibile", ricorda il project manager Andreas Trentinaglia, IT Manager presso la sede di Innsbruck. Altro obiettivo dell'investimento era garantire la conformità alla direttiva europea sui medicinali falsificati (FMD) (vedere il riquadro). Tale normativa prevede che ogni unità in vendita debba riportare un numero seriale univoco archiviato in un database ufficiale, insieme ai dati del prodotto. Il numero, che può contenere fino a 20 cifre, va stampato sull'etichetta dell'unità sotto forma di codice a barre a matrice di dati 2D. "In precedenza i nostri scanner erano in grado di leggere solo codici a barre 1D", ricorda Franz Petrak, funzionario autorizzato e responsabile logistica e IT presso la sede di Braunau.
Per quanto riguarda l'hardware, Jacoby GM utilizza dal 2009 i dispositivi di acquisizione dati Zebra forniti da Zetes Austria. "Data la nostra positiva esperienza con Zetes e Zebra, desideravamo utilizzare questa stessa squadra anche per la nuova generazione di scanner", osserva Trentinaglia, che insieme al suo team ha optato per il computer portatile touch TC8000 e il computer indossabile WT6000, insieme a scanner ad anello tipo RS5000. Lo schermo del dispositivo TC8000 è rivolto verso l'utente anche durante la scansione, pertanto non è necessario capovolgere i dispositivi per ogni operazione di scansione. In questo modo si aumenta l'efficienza di ogni scansione.
Guida affidabile
Durante il progetto iniziale di sostituzione dell'hardware, gli esperti di soluzioni Zetes hanno identificato possibilità di miglioramento dell'efficienza realizzabili mediante un'ottimizzazione dei processi di magazzino. Il grossista farmaceutico si è dimostrato particolarmente interessato al sistema di esecuzione del magazzino ZetesMedea (WES). "ZetesMedea ci ha colpiti in particolare per la rapidità con cui la soluzione poteva essere integrata nella nostra infrastruttura IT", afferma Trentinaglia. ZetesMedea può scambiare i dati relativi a ordini e giacenze con il sistema ERP, sviluppato da Jacoby e può controllare e digitalizzare tutti i processi, dal ricevimento merci alle spedizioni, includendo anche, tra l'altro, lo stoccaggio dei prodotti, l'inventario e il picking degli ordini. È sufficiente installare sui dispositivi mobili l'app ZetesMedea per consentire agli addetti al picking di svolgere il lavoro in modo affidabile.
La soluzione ZetesMedea può essere configurata per numerosi processi che non possono essere standardizzati in tutti e sei gli stabilimenti. Ad Hallein, Braunau, Klagenfurt, Salisburgo e Hohenems, i contenitori per il picking degli ordini vengono per lo più trasportati da una stazione all'altra su carrelli e riempiti da un dipendente diverso presso ogni stazione, mentre presso lo stabilimento di Innsbruck viene utilizzato il metodo "picker-to-goods". "Il magazzino di Innsbruck è distribuito su tre piani e, a causa della struttura dell'edificio, non può essere automatizzato", spiega Trentinaglia. Vengono evasi in parallelo quattro ordini da dipendenti che si spostano da un corridoio all'altro con un carrello per il picking. Sussistono inoltre piccole differenze nei processi degli altri cinque stabilimenti, che non possono essere standardizzate.
Applicazione standardizzata
Nel corso di due seminari congiunti con dipendenti di Jacoby GM Pharma e Zetes, sono stati definiti e standardizzati per quanto possibile tutti i processi. "Con ZetesMedea è anche possibile suddividere gli ordini per consentire a più addetti al picking di lavorare allo stesso ordine nei momenti di picco del carico, per rispettare tempistiche rigide", spiega Petrak. Per Innsbruck è stata creata nell'app ZetesMedea una modalità speciale, che modifica radicalmente il processo.
Ciò consente a Jacoby GM Pharma di lavorare con un'app ZetesMedea standardizzata in tutti gli stabilimenti semplicemente selezionando la modalità appropriata, con una sola interfaccia centrale per il sistema ERP. I terminali Zebra, dotati dell'app ZetesMedea, sono assegnati ai rispettivi stabilimenti e possono essere configurati facilmente e comodamente dagli amministratori IT di Jacoby GM tramite il dashboard ZetesMedea. Questo pratico sistema è reso possibile dalla MCL Mobility Platform™, una piattaforma applicativa enterprise mobile (MEAP) specificatamente progettata per l'assegnazione di processi alla supply chain.
Gestione centralizzata
La MCL Mobility Platform™ gestisce l'intera infrastruttura mobile e le applicazioni e i cicli di vita dei dispositivi. Oltre allo sviluppo delle applicazioni mobili, la piattaforma ne consente il provisioning, l'esecuzione e la gestione in modo rapido e indipendente da posizione, dispositivi impiegati e sistema operativo. Questa possibilità ha rappresentato un fattore chiave che ha consentito a Jacoby GM Pharma di completare in poche settimane l'implementazione di ZetesMedea nei primi stabilimenti. "Tra l'inizio del progetto nel dicembre 2018 e il go-live presso lo stabilimento di Innsbruck sono trascorsi quattro mesi, considerando anche i seminari e la fase di progettazione", ricorda Trentinaglia.
Nella pratica quotidiana, il dashboard viene utilizzato principalmente per gestire dispositivi e ordini. Offre una panoramica di tutti gli ordini di picking e del loro stato. Il responsabile del magazzino può intervenire in qualsiasi momento, ad esempio per assegnare la priorità a ordini urgenti. Il dashboard consente inoltre di eseguire analisi approfondite dei dati disponibili, dei tempi di elaborazione e degli errori, per migliorare ulteriormente il processo.
Rapida adozione
Dopo il lancio, i dipendenti del magazzino erano desiderosi di utilizzare quanto prima la soluzione ZetesMedea. "Sebbene avessimo lasciato la possibilità di ricorrere al vecchio sistema in qualsiasi momento come soluzione di backup, dopo poco tempo i nostri dipendenti hanno deciso spontaneamente di passare a ZetesMedea", ricorda Petrak. "La guida per l'utente grafica sui display dei terminali mobili e l'eliminazione di immissioni manuali dei dati ha portato a una rapida adozione della nuova soluzione", conferma Trentinaglia. Il significativo calo del tasso di errori, già a bassi livelli presso l'azienda Jacoby GM Pharma, ne testimonia inoltre l'elevata facilità d'uso. "Grazie a ZetesMedea, siamo riusciti a ridurre il tasso di errori da 1,6 a 2,0 per mille a solo 0,5 per mille", dichiara Trentinaglia.
"ZetesMedea ci ha colpiti in particolare per la rapidità con cui la soluzione è stata integrata nella nostra infrastruttura IT", afferma il project manager Andreas Trentinaglia, IT Manager presso lo stabilimento di Innsbruck
Conclusione
Con ZetesMedea e i terminali Zebra ad alte prestazioni, Jacoby GM Pharma ha standardizzato in larga misura tutti i processi tra il ricevimento e la spedizione delle merci, rendendo il picking degli ordini più trasparente, intuitivo e affidabile. Il passo successivo sarà la digitalizzazione del last mile. L'obiettivo è migliorare la qualità del servizio nei processi di consegna utilizzando ZetesChronos.
Informazioni su Jacoby GM Pharma
L'azienda austriaca Jacoby GM Pharma è un grossista operante in campo farmaceutico con sede ad Hallein e succursali a Braunau, Klagenfurt, Innsbruck, Salisburgo e Hohenems. L'azienda privata conta circa 400 dipendenti che trattano quotidianamente circa 170.000 confezioni di prodotti farmaceutici, realizzando un fatturato annuo di circa 400 milioni di euro. Jacoby GM Pharma dispone di una propria flotta di 35 veicoli che effettuano ogni giorno consegne a farmacie, medici e veterinari. Con circa 3 milioni di confezioni e 30.000 prodotti a magazzino, garantisce una disponibilità del 99,1%. Per ulteriori informazioni, visitare il sito www.jacoby-gm.at
Sfondo: La direttiva europea sui medicinali falsificati (FMD)
La direttiva europea sui medicinali falsificati (FMD), entrata in vigore a febbraio 2019, richiede la verifica obbligatoria della sicurezza di tutte le confezioni di prodotti medicinali distribuite. Ogni unità in vendita deve riportare un numero seriale casuale univoco, archiviato in un database ufficiale, insieme ai dati del prodotto. Tale numero, che può contenere fino a 20 cifre, va stampato sull'etichetta dell'unità sotto forma di codice a barre a matrice di dati 2D GS1. L'etichettatura comprende anche il Global Trading Item Number (GTIN), valido in tutto il mondo, la data di scadenza e il numero di lotto.
Presso ogni punto della supply chain è possibile verificare la legittimità dell'unità in vendita eseguendo la scansione del codice a barre con un terminale mobile. Il terminale mobile interroga l'archivio centrale online, verifica l'autenticità del numero di serie e legge i dati del prodotto qui memorizzati. L'utente può così verificare immediatamente l'autenticità del prodotto sul display del terminale stesso.