Jacoby GM

Genom att förenkla lagerprocesser i sina sex anläggningar har Jacoby GM Pharma avsevärt ökat transparens och minskat felfrekvensen för orderplock från 1,6 till 0,5 promille. Dessutom har det privatägda företaget kommit igång med en ny hårdvara från Zebra för att möjliggöra efterlevnad av kraven i EU-direktivet om förfalskade läkemedel (Falsified Medicines Directive, FMD).

Utmaning:

  • Sex anläggningar med olika lagerprocesser
  • Bristande insyn i orderplockstatus
  • FMD kräver nya skannrar och processer

Lösning:

  • ZetesMedeas lösning för logistikprocesser

Resultat:

  • Efterlevnad av FMD
  • Felfrekvensen för orderplock minskade från 1,6 till 0,5 promille
  • Manuell registrering eliminerad
  • Ökad kund- och personalnöjdhet
  • Förenklad administration
  • Maximal transparens för alla produktförflyttningar
  • Processpårning och spårbar orderplockning
  • 2D-skannrar började användas

Tre företag, sex anläggningar: Den österrikiska läkemedelsgrossisten Jacoby Pharma GM bildades genom fusionen åren 2013 och 2015 av de privatägda företagen Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma och Kögl Pharma. Tvåstegsfusionen resulterade i en kraftfull leverantör med en ledande marknadsposition i västra Österrike. Det fanns emellertid olika standarder och lagerprocesser i de sex tillhörande lager- och logistikanläggningarna som endast delvis fungerade med digitala datafångstenheter.

Beprövade leverantörer

”På grund av den situationen letade vi under 2018 efter en mjukvarulösning för att optimera våra processer i alla våra filialer och standardisera dem så mycket som möjligt”, berättar projektledaren Andreas Trentinaglia, IT-chef på anläggningen i Innsbruck. Ett annat mål med investeringen var att säkerställa efterlevnad av EU-direktivet om förfalskade läkemedel (FMD) (se infällt). Det föreskriver att varje saluförd förpackning måste ha ett unikt serienummer som lagras i en officiell databas tillsammans med produktdata. Detta nummer som kan bestå av upp till 20 siffror skrivs ut på förpackningens etikett i form av en datamatrix- och streckkod. ”Men de skannrar vi hade klarade bara 1D-streckkoder”, säger Franz Petrak, behörig företrädare och chef för logistik och IT på Braunau-anläggningen.

När det gäller hårdvara har Jacoby GM använt Zebra datafångstenheter från Zetes Austria sedan 2009. ”Vår erfarenhet av Zetes och Zebra har varit bra, så vi ville använda dessa beprövade leverantörer även för den nya generationen skannrar”, noterar Trentinaglia, som tillsammans med sitt team valde TC8000 handdator och WT6000 bärbar dator tillsammans med typ RS5000 streckkodsläsare för finger. Skärmen på TC8000 är vänd mot användaren även under skanning vilket eliminerar behovet av att vända enheterna för varje skanning. Detta ökar effektiviteten för varje skanning.

Reduce error rate with ZetesMedea
 

Pålitlig vägledning

Under det första projektet när vi skulle ersätta hårdvaran identifierade Zetes experter på lösningar också effektivitetsvinster som kunde uppnås genom mer effektiva lagerprocesser. Läkemedelsgrossisten var speciellt intresserad av ZetesMedea Warehouse Execution System (WES). ”ZetesMedea imponerade särskilt på oss med hur snabbt det kunde integreras i vår IT-miljö”, säger Trentinaglia. ZetesMedea kan utväxla beställnings- och lagerdata med ERP-systemet utvecklat av Jacoby, och det kan kontrollera och digitalisera alla processer från godsmottagning till leverans. Bland annat ingår godsmottagning, inlagring, inventering och orderplock. Det enda som krävs är att mobila enheter är utrustade med appen ZetesMedea som plockarna kan använda för att utföra processen på ett tillförlitligt sätt.

ZetesMedea kan också konfigureras för en mängd olika processer som inte kan standardiseras på alla sex platser. I Hallein, Braunau, Klagenfurt, Salzburg och Hohenems transporteras produktbehållarna för det mesta från en station till nästa med truck och fylls på av olika anställda vid varje station, men metoden plockare-till-gods används i Innsbruck. ”Lagret i Innsbruck har tre våningar och på grund av byggnadens struktur kan den inte automatiseras”, förklarar Trentinaglia. Fyra beställningar behandlas parallellt av anställda som förflyttar sig från en korridor till nästa med en vagn för orderplock. Det finns också mindre skillnader i processen mellan de andra fem anläggningarna som inte kan standardiseras.

Standardiserad app

Under två gemensamma workshops med anställda från Jacoby GM Pharma och Zetes definierades och standardiserades alla processer så mycket som möjligt. ”Med ZetesMedea är det även möjligt att dela upp beställningar om flera orderplockare måste arbeta på stor beställning för att hinna få iväg produkterna inom en kort tidsram”, rapporterar Petrak. Ett speciellt läge har utvecklats för Innsbruck som förändrar processen i ZetesMedea-appen.

På detta sätt kan Jacoby GM Pharma arbeta med en standardiserad ZetesMedea-applikation på alla platser genom att helt enkelt välja lämpligt läge med ett enda centraliserat gränssnitt för ERP-systemet. Zebra-terminalerna som är utrustade med appen ZetesMedea har tilldelats sina respektive anläggningar, så att de kan konfigureras enkelt och bekvämt av Jacoby GM:s IT-administratörerna via ZetesMedea dashboard. Denna bekvämlighet görs möjlig av MCL™ Mobility Platform, en Mobile Enterprise Application Platform (MEAP) speciellt utformad för tilldelning av processer i distributionskedjan.

Administration på centralnivå

More transparency

MCL™ Mobility Platform hanterar hela den mobila infrastrukturen såväl som applikationens och enhetens livscykler. Den gör det möjligt för mobila appar att utvecklas, tillhandahållas, köras och hanteras snabbt och oberoende av var, vilka mobila enheter som används eller deras respektive operativsystem. Detta var en viktig faktor för att göra det möjligt för Jacoby GM Pharma att ta ZetesMedea i bruk i den första anläggningen inom bara några veckor. ”Tiden som gick mellan projektstarten i december 2018 och lanseringen i Innsbruck-anläggningen var mindre än fyra månader, inklusive workshops- och konceptfasen”, berättar Trentinaglia.

 

I det dagliga arbetet används dashboarden främst för hantering av enheter och beställningar. Den ger oss en samlad bild av alla beställningar som ska plockas och deras behandlingsstatus. Lagerchefen kan ingripa när som helst, till exempel för att prioritera brådskande beställningar. Djupgående analyser av tillgängliga data, behandlingstider och fel kan också skötas från dashboarden för att ytterligare förbättra processen.

Snabb acceptans

Efter lanseringen tog det inte lång tid innan lagerpersonalen ville använda ZetesMedea. ”Även om vi tillåter att det gamla systemet används när som helst som en reservlösning, valde våra anställda efter en kort tid att frivilligt byta till ZetesMedea”, rapporterar Petrak. ”Den grafiska vägledningen på skärmarna på de mobila enheterna och att man inte behöver registrera något manuellt ledde till snabb acceptans”, bekräftar Trentinaglia. Den betydande minskningen av felfrekvensen, som redan låg på en låg nivå hos Jacoby GM Pharma, vittnar också om den höga användarvänligheten. ”Tack vare ZetesMedea kunde vi minska felfrekvensen från intervallet 1,6 till 2,0 promille till endast 0,5 promille”, säger Trentinaglia.

”ZetesMedea imponerade särskilt på oss med hur snabbt det kunde integreras i vår IT-miljö” säger projektledaren Andreas Trentinaglia, IT-chef på anläggningen i Innsbruck

Slutsats

Med ZetesMedea och de högpresterande Zebra-terminalerna har Jacoby GM Pharma till stor del standardiserat alla processer mellan godsmottagning och leverans och har gjort orderplockning mer transparent, mer användarvänlig och mer pålitlig. Nästa steg är att digitalisera ”last mile” med målet att öka servicekvaliteten i leveransprocessen med ZetesChronos.

Om Jacoby GM Pharma

Jacoby GM Pharma är en österrikisk läkemedelsgrossist med huvudkontor i Hallein och filialer i Braunau, Klagenfurt, Innsbruck, Salzburg och Hohenems. Det privatägda företaget har omkring 400 anställda som behandlar cirka 170 000 läkemedelsförpackningar dagligen och har en årlig omsättning på cirka 400 miljoner EUR. Jacoby GM Pharma har sin egen fordonsflotta med 35 fordon som levererar till apotek, läkare och veterinärer varje dag. Ett lager på ungefär 3 miljoner förpackningar och 30 000 lagerhållna artiklar säkerställer en tillgänglighet på 99,1 procent. För mer information, besök www.jacoby-gm.at

Bakgrund: EU-direktivet om förfalskade läkemedel (FMD)

EU-direktivet om förfalskade läkemedel (FMD), som trädde i kraft i februari 2019, föreskriver obligatorisk säkerhetsverifiering av alla läkemedelsförpackningar som distribueras. Varje enskild saluförd förpackning måste ha ett unikt serienummer som lagras i en officiell databas tillsammans med produktdata. Detta nummer som kan bestå av upp till 20 siffror skrivs ut på förpackningens etikett i form av en GS1 DataMatrix-streckkod (2D). Etiketten ska även innehålla det globala artikelnumret, Global Trading Item Number (GTIN), som är giltigt över hela världen, utgångsdatumet och batch-numret.

Vid varje punkt i distributionskedjan kan legitimiteten för en saluförd enhet kontrolleras genom att skanna streckkoden med en mobil enhet. Den mobila enheten kontaktar den centrala databasen online, kontrollerar att serienumret är äkta och läser lagrad produktdata. Då kan användaren omedelbart verifiera produktens äkthet på den mobila enhetens skärm.