Dzięki uproszczeniu procesów magazynowych w swoich sześciu oddziałach firma Jacoby GM Pharma osiągnęła znaczący wzrost przejrzystości i spadek wskaźnika błędów w procesie kompletacji zamówień z 1,6 do 0,5 promila. Ta spółka prywatna wdrożyła również nowy sprzęt Zebra, aby zagwarantować zgodność z wymogami dyrektywy dotyczącej zapobiegania fałszowaniu leków (FMD).
Problem:
- Różne procesy magazynowe w sześciu oddziałach
- Mała przejrzystość statusu kompletacji zamówień
- Dyrektywa FMD wymaga nowych skanerów i procesów
Rozwiązanie:
- Rozwiązanie z zakresu Logistics Execution ZetesMedea
Rezultaty:
- Zgodność z dyrektywą FMD
- Zmniejszenie wskaźnika błędów w kompletacji zamówień z 1,6 do 0,5 promila
- Brak ręcznego wprowadzania
- Wzrost zadowolenia klientów i pracowników
- Uproszczona administracja
- Maksymalna przejrzystość wszystkich przepływów towarów
- Śledzenie procesów i identyfikowalne operacje kompletacji zamówień
- Możliwość stosowania skanerów 2D
Trzy spółki, sześć oddziałów: Spółka Jacoby Pharma GM, austriacki hurtownik farmaceutyczny, powstała w wyniku fuzji spółek prywatnych Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma i Kögl Pharma, dokonanej w latach 2013 i 2015. Dwuetapowa fuzja doprowadziła do utworzenia podmiotu będącego dużym dostawcą o czołowej pozycji rynkowej w zachodniej Austrii. Jednak w sześciu powiązanych ze sobą oddziałach magazynowych i logistycznych stosuje się różne standardy i procesy magazynowe, które nie sprawdzają się w pełni w przypadku urządzeń do gromadzenia danych cyfrowych.
Sprawdzone źródła
„Z uwagi na naszą sytuację w 2018 r. szukaliśmy rozwiązania w zakresie oprogramowania, które pozwoliłoby zoptymalizować i jak najbardziej ustandaryzować nasze procesy we wszystkich oddziałach” – wspomina Andreas Trentinaglia, kierownik projektów i działu IT w oddziale w Innsbrucku. Kolejnym celem inwestycji było zapewnienie zgodności z unijną dyrektywą dotyczącą zapobiegania fałszowaniu leków (FMD) (zob. załącznik). Zgodnie z przepisami tej dyrektywy każde opakowanie jednostkowe musi mieć przypisany unikalny numer seryjny, który przechowuje się w oficjalnej bazie danych razem z danymi o produkcie. Ten numer, który może składać się nawet z 20 cyfr, drukuje się na etykiecie danego opakowania jednostkowego w formie kodu kreskowego 2D macierzy danych. „Wcześniej nasze skanery były przystosowane tylko do kodów kreskowych 1D” – mówi Franz Petrak, upoważniony kierownik ds. zgodności oraz szef działów logistyki i IT w oddziale Braunau.
W zakresie sprzętu od 2009 r. Jacoby GM korzysta z urządzeń do odczytu danych Zebra, dostarczonych przez Zetes Austria. „Mamy dobre doświadczenie związane z Zetes i urządzeniami Zebra, dlatego chcieliśmy skorzystać z tych sprawdzonych źródeł w zakresie nowej generacji skanerów” – podkreśla Trentinaglia, który wraz ze swoim zespołem zdecydował się na wdrożenie dotykowego komputera mobilnego TC8000 i komputera do noszenia na sobie WT6000 wraz ze skanerami pierścieniowymi RS5000. Ekran komputera TC8000 jest skierowany w stronę użytkownika nawet podczas skanowania, dzięki czemu urządzeń nie trzeba obracać przy każdej operacji. Zwiększa to wydajność każdego skanowania.
Niezawodne wskazówki
Podczas wstępnego projektu wymiany sprzętu eksperci Zetes Solution zidentyfikowali również obszary, w których można zwiększyć efektywność dzięki usprawnieniu procesów w magazynie. Hurtownik farmaceutyczny był szczególnie zainteresowany systemem realizacji procesów magazynowych ZetesMedea (WES). „ZetesMedea zrobiło na nas wrażenie szczególnie pod względem tego, jak szybko można je włączyć do naszego środowiska IT” – mówi Trentinaglia. ZetesMedea umożliwia przesyłanie danych dotyczących zamówień i zapasów do i z systemu ERP opracowanego przez Jacoby oraz sprawowanie kontroli nad wszystkimi procesami od przyjęcia towaru po wysyłkę i cyfryzację tych procesów. Zakres ten obejmuje m.in. przyjęcie towaru, przechowywanie towaru, inwentaryzację i kompletację zamówień. W celu niezawodnego wykonywania procesu pracownicy kompletujący zamówienie potrzebują jedynie dostępu do urządzeń mobilnych wyposażonych w aplikację ZetesMedea.
ZetesMedea można również skonfigurować pod kątem wielu różnych procesów, których nie da się zestandaryzować we wszystkich sześciu lokalizacjach. W oddziałach Hallein, Braunau, Klagenfurt, Salzburg i Hohenems pojemniki do kompletacji zamówień najczęściej przewozi się ciężarówką z jednej stacji do drugiej, przy czym na każdej stacji napełnia je inna osoba. W Innsbrucku natomiast stosuje się metodę „operator do towaru” (ang. picker-to-goods). „Magazyn w Innsbrucku zajmuje trzy piętra i nie można go zautomatyzować ze względu na konstrukcję budynku ” – wyjaśnia Trentinaglia. Pracownicy przemieszczający się z wózkiem do kompletacji zamówień pomiędzy jednym korytarzem a drugim realizują cztery zamówienia w jednym czasie. Pomiędzy pozostałymi pięcioma lokalizacjami istnieją również drobne różnice w procesie, których nie można zestandaryzować.
Zestandaryzowana aplikacja
W ramach dwóch połączonych warsztatów z pracownikami Jacoby GM Pharma i Zetes w miarę możliwości zdefiniowano i zestandaryzowano wszystkie procesy. „W ramach ZetesMedea możliwe jest również dzielenie zamówień, gdy w okresach największego obciążenia kilka osób kompletujących zamówienia musi pracować nad jednym zamówieniem, aby zmieścić się w wąskich przedziałach czasowych” – informuje Petrak. Dla oddziału w Innsbrucku opracowano specjalny tryb, który zasadniczo zmienia proces w aplikacji ZetesMedea.
Dzięki temu Jacoby GM Pharma może pracować przy użyciu zestandaryzowanej aplikacji ZetesMedea we wszystkich lokalizacjach – w tym celu wystarczy wybrać odpowiedni tryb, a łączność z systemem ERP odbywa się za pomocą tylko jednego centralnego interfejsu. Terminale Zebra wyposażone w aplikację ZetesMedea przypisane są do odpowiednich lokalizacji z myślą o ich łatwej i wygodnej konfiguracji przez administratorów IT firmy Jacoby GM za pośrednictwem panelu ZetesMedea. Wygodę tę zapewnia Platforma Mobilna MCL™, Platforma Aplikacji dla Przedsiębiorstw Mobilnych (MEAP), zaprojektowana specjalnie w celu alokacji procesów łańcucha dostaw.
Scentralizowane zarządzanie
Platforma Mobilna MCL™ umożliwia zarządzanie całą infrastrukturą mobilną, jak również aplikacją i cyklami życia urządzeń. Pozwala ona na szybkie tworzenie, dostarczanie, wykonywanie aplikacji mobilnych i zarządzanie nimi niezależnie od lokalizacji, wdrożonych urządzeń mobilnych lub odpowiedniego systemu operacyjnego. Był to kluczowy czynnik, który umożliwił Jacoby GM Pharma ukończenie wdrożenia ZetesMedea w pierwszych oddziałach w ciągu zaledwie kilku tygodni. „Czas, jaki upłynął od rozpoczęcia projektu w grudniu 2018 r. do jego uruchomienia w Innsbrucku, wyniósł niespełna cztery miesiące, łącznie z warsztatami i fazą koncepcyjną” – wspomina Trentinaglia.
W codziennej praktyce pulpit nawigacyjny służy głównie do zarządzania urządzeniami i zamówieniami. Umożliwia on przegląd wszystkich zleceń kompletacji i stan ich realizacji. Kierownik magazynu może w każdej chwili interweniować, na przykład w celu nadania priorytetu pilnym zamówieniom. Z pulpitu możliwe jest również wykonanie dogłębnej analizy dostępnych danych, czasów przetwarzania i błędów w celu dalszego usprawnienia procesu.
Szybka akceptacja
Po wdrożeniu rozwiązania ZetesMedea pracownicy magazynu szybko zaczęli chętnie z niego korzystać. „Choć w ramach opcji zapasowej zawsze pozwalamy na korzystanie ze starego systemu, nasi pracownicy szybko dobrowolnie decydują się na przejście na ZetesMedea” – mówi Petrak. „Dzięki graficznym wskazówkom dla użytkownika na wyświetlaczach terminali mobilnych oraz wyeliminowaniu ręcznych wpisów rozwiązanie szybko zostało zaakceptowane” – potwierdza Trentinaglia. Znaczący spadek wskaźnika błędów, który był już niski w Jacoby GM Pharma, świadczy również o dużej łatwości użytkowania. „Dzięki ZetesMedea udało nam się zmniejszyć wskaźnik błędów z wielkości mieszczącej się w przedziale 1,6–2,0 promila do jedynie 0,5 promila” – mówi Trentinaglia.
„ZetesMedea zrobiło na nas wrażenie szczególnie pod względem tego, jak szybko można je włączyć do naszego środowiska IT” – mówi Andreas Trentinaglia, kierownik projektów i działu IT w oddziale w Innsbrucku.
Wnioski
Dzięki wykorzystaniu ZetesMedea i wysokowydajnych terminali Zebra firma Jacoby GM Pharma zestandaryzowała wszystkie procesy między przyjęciem towaru a wysyłką, a jej proces kompletacji zamówień stał się bardziej przejrzysty, przyjazny dla użytkownika i niezawodny. Kolejnym krokiem jest cyfryzacja „ostatniego kilometra” w harmonogramie. Jej celem jest podniesienie jakości usług w procesie dostarczenia za pomocą ZetesChronos.
Informacje o spółce Jacoby GM Pharma
Jacoby GM Pharma jest austriackim hurtownikiem farmaceutycznym z siedzibą w Hallein oraz oddziałami w Braunau, Klagenfurcie, Innsbrucku, Salzburgu i Hohenems. Ta spółka prywatna zatrudnia około 400 pracowników, którzy przetwarzają około 170 tys. opakowań produktów medycznych dziennie, i osiąga roczny obrót w wysokości około 400 mln euro. Jacoby GM Pharma posiada własną flotę 35 pojazdów, które codziennie dostarczają towary do aptek, lekarzy i weterynarzy. Zapasy magazynowe wynoszące około 3 mln opakowań i 30 tys. pozycji magazynowych zapewniają dostępność na poziomie 99,1 procent. Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej www.jacoby-gm.at
Ogólne informacje: Unijna dyrektywa dotycząca zapobiegania fałszowaniu leków (FMD)
Unijna dyrektywa dotycząca zapobiegania fałszowaniu leków (FMD), która weszła w życie w lutym 2019 roku, przewiduje obowiązkową weryfikację bezpieczeństwa wszystkich wdrożonych opakowań produktów medycznych. Każde sprzedawane opakowanie jednostkowe musi mieć przypisany unikalny numer seryjny, który przechowuje się w oficjalnej bazie danych razem z danymi o produkcie. Ten numer, który może składać się nawet z 20 cyfr, drukuje się na etykiecie danego produktu w formie kodu kreskowego 2D GS1 macierzy danych. Etykieta zawiera również globalny numer pozycji handlowej (GTIN), który jest ważny na całym świecie, datę ważności i numer partii.
W każdym punkcie łańcucha dostaw można sprawdzić legalność sprzedawanego opakowania jednostkowego poprzez zeskanowanie kodu kreskowego za pomocą terminala mobilnego. Terminal mobilny kontaktuje się online z głównym repozytorium, sprawdza autentyczność numeru seryjnego i odczytuje zapisane dane produktu. Następnie użytkownik może natychmiast zweryfikować autentyczność produktu na wyświetlaczu terminala mobilnego.