על ידי פישוט התהליכים במחסן בששת אתרי העבודה שלה, חברת Jacoby GM Pharma הגדילה משמעותית את רמת השקיפות והפחיתה משמעותית את שיעור השגיאות בליקוט ההזמנות מ-1.6 ל-0.5 שגיאות לכל מייל. בנוסף, חברת התרופות הפרטית פרסה חומרה חדשה מבית Zebra כדי לאפשר לה עמידה בדרישות הצו למניעת זיוף תרופות (FMD) של האיחוד האירופי.
אתגר
- שישה מקומות עם תהליכים שונים במחסן
- שקיפות מועטה בנוגע לסטטוס ליקוט ההזמנות
- צו ה-FMD דורש סורקים ותהליכים חדשים
פתרון
- פתרון ניהול תהליכים לוגיסטיים ZetesMedea
תוצאות
- תאימות לצו ה-FMD
- הפחתה בשיעור השגיאות בליקוט ההזמנות מ-1.6 ל-0.5 לכל מייל
- ביטול הצורך בהזנה ידנית
- שביעות רצון מוגברת בקרב הלקוחות וצוות העובדים
- ניהול מפושט
- שקיפות מרבית של כל תנועת הסחורה
- פעולות מעקב אחר תהליכים וליקוט הזמנות
- אפשרות לסורקים דו-מימדיים
שלוש חברות, שישה אתרי עבודה: חברת סיטונאות התרופות האוסטרית Jacoby Pharma GM הוקמה ממיזוג של שלוש חברות בבעלות פרטית - Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma ו-Kögl Pharma, שהתרחש בשנים 2013 ו-2015. המיזוג הדו-שלבי הביא ליצירת ספק רב-עוצמה המחזיק בעמדה מובילה בשוק של מערב אוסטריה. עם זאת, ישנם סטנדרטים ותהליכים שונים בששת המחסנים והמתקנים הלוגיסטיים, שעובדים רק באופן חלקי עם מכשירי איסוף מידע דיגיטליים.
מקורות מוכחים
"בהתחשב במצב, בשנת 2018 חיפשנו פתרון תוכנה למיטוב התהליכים שלנו בכל הסניפים ולסטנדרטיזציה שלהם ככל שניתן", נזכר מנהל הפרויקט אנדראס טרנטינליה (Andreas Trentinaglia), מנהל IT בסניף אינסברוק. מטרה נוספת להשקעה הייתה להבטיח תאימות לצו למניעת זיוף תרופות (FMD) של האיחוד האירופי (ראה עלון מצורף). הצו מורה על כך שלכל יחידה שנמכרת יהיה מספר סידורי ייחודי, שיישמר במאגר מידע רשמי יחד עם נתוני המוצר. מספר זה, שיכול לכלול עד 20 ספרות, מודפס על גבי התווית של היחידה הנמכרת בצורת ברקוד עם מטריצה דו-מימדית. "אבל הסורקים שלנו היו מותאמים בעבר רק לברקודים חד-מימדיים", מספר פרנץ פטרק (Franz Petrak), מנהל מוסמך וראש מחלקת לוגיסטיקה ו-IT במתקן בבראונאו (אוסטריה).
בכל הקשור לחומרה, חברת Jacoby GM משתמשת במכשירי Zebra ללכידת נתונים של Zetes Austria מאז 2009. "הניסיון שלנו עם Zetes ו-Zebra היה טוב, ולכן רצינו להשתמש במקורות המוכחים הללו גם לדור החדש של הסורקים", מציין טרנטינליה, שיחד עם צוותו בחרו במחשב המגע הנייד TC8000 ובמחשב לביש WT6000 יחד עם סורקי טבעת מסוג RS5000. המסך של ה-TC8000 פונה כלפי המשתמש גם במהלך הסריקה, כך שאין צורך להפוך את המכשיר בכל פעולת סריקה. זה מגביר את היעילות של כל סריקה.
ליווי שניתן לסמוך עליו
במהלך הפרויקט הראשוני להחלפת החומרה, מומחי Zetes Solution זיהו אפשרויות נוספות לשיפור היעילות באמצעות ייעול התהליכים המתרחשים בתוך המחסן. חברת סיטונאות התרופות התעניינה במיוחד במערכת לביצוע תהליכים במחסן (WES) של ZetesMedea. "ZetesMedea הרשימה אותנו במיוחד במהירות שבה ניתן לשלב אותה במערכת ה- IT שלנו", אומר טרנטינאליה. ZetesMedeaיכולה להחליף נתוני הזמנה ומלאי עם מערכת ה- ERP שפותחה על ידי Jacoby והיא יכולה לשלוט בכל התהליכים ולהפוך אותם לדיגיטליים, מקבלת הסחורה ועד למשלוח. בין היתר זה כולל קבלת סחורה, אחסון של פריטים, תכנון מלאי וליקוט הזמנות. נדרש רק שבמכשירים הניידים תהיה מותקנת אפליקציית ZetesMedea וזה כבר יאפשר למלקטים לבצע את התהליך בצורה אמינה.
ניתן גם להגדיר את ZetesMedea למגוון רחב של תהליכים, שלא יכולים לעבור סטנדרטיזציה בין כל ששת הסניפים. בהאלין, בראונאו, קלגנפורט, זלצבורג והוהנמס, מכולות ליקוט ההזמנות מועברות לרוב מתחנה לתחנה במשאית וממולאות על ידי עובד אחר בכל תחנה, אולם באינסברוק משתמשים בשיטת "מלקט לסחורה". "המחסן באינסברוק משתרע על פני שלוש קומות, ובשל מבנה הבניין אי אפשר להפוך אותו לאוטומטי", מסביר טרנטינאליה. ישנן ארבע הזמנות המעובדות במקביל על ידי עובדים העוברים ממסדרון אחד למשנהו עם עגלת ליקוט הזמנות. ישנם גם הבדלים קטנים בין התהליכים בחמשת הסניפים האחרים, שלא ניתן להעביר אותם סטנדטיזציה.
אפליקציה סטנדרטית
בשתי סדנאות משותפות של עובדי Jacoby GM Pharma ו-Zetes, כל התהליכים הוגדרו ותוקנו ככל האפשר. "ניתן לבצע גם פיצול הזמנות עם ZetesMedea, כאשר מספר מלקטי הזמנות צריכים לעבוד על אותה ההזמנה בזמני עומס שיא כדי להצליח לסיים בחלונות הזדמנויות קצרים", מדווח פטרק. מצב מיוחד באפליקציית ZetesMedea אשר משנה את התהליך מיסודו נוצר עבור אינסברוק.
זה מאפשר ל-Jacoby GM Pharma לעבוד עם אפליקציית ZetesMedea סטנדרטית בכל הסניפים פשוט על ידי בחירה של המצב המתאים, עם ממשק מרכזי אחד למערכת ERP. מסופי Zebra, המצוידים באפליקציית ZetesMedea משויכים לסניפים המתאימים להם, כך שניתן להתאים את תצורתם בקלות ונוחות על ידי מנהלי ה-IT של Jacoby GM דרך לוח המחוון של ZetesMedea. הנוחות הזו מתאפשרת על ידי פלטפורמת הניידות של MCL™, פלטפורמת יישומים ארגוניים ניידת (MEAP) שעוצבה במיוחד להקצאת תהליכים בשרשרת האספקה.
הנהלה ריכוזית
פלטפורמת הניידות של MCL™ מנהלת את כל הממשק הנייד כמו גם את האפליקציה ואת מחזור החיים של המכשירים. היא מאפשרת לפתח, לספק, ליישם ולנהל אפליקציות ניידות במהירות ובלי תלות במיקום, בהתקנים הניידים שבשימוש או במערכת ההפעלה. זה היה גורם מרכזי שאפשר ל- Jacoby GM Pharma להשלים את השקת ZetesMedea בסניפים הראשונים תוך שבועות ספורים בלבד. "הזמן שחלף בין תחילת הפרויקט בדצמבר 2018 לתחילת העבודה בסניף אינסברוק היה פחות מארבעה חודשים, כולל הסדנאות ושלב הקונספציה", נזכר טרנטינאגליה.
בשימוש יומיומי, לוח המחוון משמש בעיקר לניהול הזמנות ומכשירים. הוא מספק סקירה כללית של כל ליקוט ההזמנות והסטטוס שלהן בתהליך עיבוד ההזמנה. מנהל המחסן יכול להתערה בכל רגע נתון, למשל כדי לתת עדיפות להזמנות דחופות. ניתן לבצע גם ניתוח מעמיק של הנתונים, זמני העיבוד והשגיאות הזמינים מלוח המחוון על מנת לשפר את התהליך עוד יותר.
קבלה מהירה
לאחר ההשקה, עובדי המחסן היו להוטים להתחיל להשתמש ב-ZetesMedea. "למרות שאנו מאפשרים שימוש במערכת הישנה בכל רגע נתון כפתרון גיבוי, לאחר זמן קצר העובדים שלנו החליטו על דעת עצמם לעבור ל-ZetesMedea", מדווח פטרק. "הדרכת המשתמש הגרפית בתצוגת המסופים הניידים וביטול ההזנה הידנית הובילו לקבלה מהירה", מאשר טרנטינאליה. הצניחה המשמעותית בשיעורי השגיאות, אשר היו מלכתחילה נמוכים בחברת Jacoby GM Pharma, מעידים גם כן על נוחות השימוש. "הודות ל-ZetesMedea, הצלחנו להפחית את שיעור השגיאות מטווח של 1.6-2.0 למייל (1.6 קילומטר) ל-0.5 למייל (1.6 קילומטר)", אומר טרנטינאליה.
"ZetesMedea הרשימה אותנו במיוחד במהירות שבה ניתן לשלב אותה במערכת ה- IT שלנו", אומר מנהל הפרויקטים אנדראס טרנטינאליה, מנהל IT בסניף אינסברוק
סיכום
עם ZetesMedea ומסופי הביצועים הגבוהים Zebra, חברת Jacoby GM Pharma ביצעה סטנדטיזציה נרחבת לכל התהליכים שבין קבלת הסחורה למשלוח והפכה את ליקוט ההזמנות לשקוף יותר, ידידותי יותר למשתמש ואמין יותר. השלב הבא או דיגטציה של 'הקילומטר האחרון' (המסירה ללקוח) בתזמון. המטרה היא לשפר את איכות השירות בתהליך המשלוח עם ZetesChronos.
אודות Jacoby GM Pharma
Jacoby GM Pharma היא חברת סיטונאות תרופות אוסטרית עם משרד ראשי בהאלין וסניפים בבראונאו, קלגנפורט, אינסבורק, זלצבורג והוהנמס. לחברה הפרטית יש כ-400 עובדים המעבדים כ-170,000 אריזות של מוצרים רפואיים בכל יום ומנהלים מחזור שנתי של כ-400 מיליון אירו. ל-Jacoby GM Pharma יש צי רכב משלה, המונה כ-35 כלי רכב, שמבצעים משלוחים לבתי מרקחת, לרופאים ולווטרינרים מדי יום ביומו. מלאי מחסן המונה כ-3 מיליון חבילות ו-30,000 פריטי מלי בקירוב מבטיח זמינות של 99.1 אחוז. למידע נוסף, בקר באתר www.jacoby-gm.at
רקע: הצו למניעת זיוף תרופות של האיחוד האירופי (FMD)
הצו למניעת זיוף תרופות של האיחוד האירופי (FMD), אשר נכנס לתוקפו בפברואר 2019, מחייב אימות לצורכי בטיחות של כל אריזות המוצרים הרפואיים שמופצות. לכל יחידה נמכרת חייב להיות מספר סידורי ייחודי ואקראי אשר נשמר במאגר מידע רשמי יחד עם נתוני המוצר. מספר זה, שיכול לכלול עד 20 ספרות, מודפס על גבי התווית של היחידה הנמכרת בצורת ברקוד נתוני עם מטריצה דו-מימדית. התווית כוללת גם את מספר הפריט המסחרי הגלובלי (GTIN), שתקף בכל רחבי העולם, את תאריך התפוגה ואת מספר האצווה.
בכל שלב בשרשרת האספקה, היחידה הנמכרת יכולה לעבור אימות על ידי סריקה של הברקוד בעזרת מסוף נייד. המסוף הנייד יוצר קשר עם המאגר המרכזי באופן מקוון, בודק את אותנטיות המספר הסידורי וקורא את הנתונים שנשמרו עבור המוצר. לאחר מכן המשתמש יכול לאמת באופן מיידי את אותנטיות המוצר על גבי הצג של המסוף הנייד.