לוגיסטיקה לחלקי חילוף: באמצעות ZetesMedea, קבוצת Augustin Group הפכה את התהליכים שבין קבלת ושילוח סחורות לדיגיטליים כדי להשיג שיפור בפרודוקטיביות, אמינות המלאי ושקיפות.
חיפוש אחר חלקי חילוף לדגמי כלי רכב ישנים עלול להפוך במהירות למסע ארוך שאינו מניב תוצאות. רוב היצרנים מפסיקים את האספקה השגרתית של סרני stub axles, בולמי זעזועים, מראות חיצוניות, וכו' בערך לאחר 15 שנים מהפסקת הייצור של דגם מסוים. קבוצת Augustin Group השיגה מעמד של ספק מוביל בתחום זה עבור הלקוחות של קבוצת Fiat Chrysler Group. החברה פועלת בבעלות פרטית ממשרדי המטה הממוקמים בהאנדוויט (Handewitt) שבסמוך לגבול שבין גרמניה לדנמרק, ומסוגלת לספק כ-400,000 חלפים לדגמים חדשים וקלאסיים (vintage) של כלי רכב פרטיים ורכבי שירות.
צמיחה מהירה
החברה חוותה צמיחה מהירה כתוצאה מהתפתחות המסחר האלקטרוני (e-commerce) וההתרחבות של תאגיד Fiat Chrysler. רק במהלך השנתיים האחרונות המכירות עלו בכ-30% בשנה, ומתחו עד לקצה גבול היכולות את התהליכים הלוגיסטיים בחברה במהלך 2017. באותו הזמן רוב הפעילות בתחום עדיין הייתה מבוססת על ניירת. פתקים עם פרטי המשלוח היו נבדקים פריט אחר פריט, חלפים הוכנסו למלאי ללא סריקת ברקוד, ומלקטי ההזמנות עבדו בעזרת דפי הזמנות מודפסים. תוך שימוש בשיטת עבודה זו, כשישה עובדים בקבלת הסחורות היו צריכים לטפל בחמש עד עשר משאיות בכל יום, ועד לשתיים עשרה מלקטי הזמנות טיפלו ב-700 עד 800 הזמנות. גם אז היה ברור שמספרים אלו עתידים לעלות בשנים הקרובות לעד 1500 הזמנות בכל יום.
לאור זה, קבוצת Augustin החליטה ב-2017 להטמיע מערכת לביצוע תהליכים במחסן (WES) המיועדת להעביר נתונים אודות הזמנות ומלאי אל ומהמערכת הקיימת שלה לניהול תהליכים חוצי ארגון (ERP), לספק שליטה על כל התהליכים שבין קבלת ושילוח סחורה ולהפוך אותם לדיגיטליים. לאחר ניתוח מפורט של השוק ומספר פגישות עם ספקים פוטנציאליים, בחרה הקבוצה ב- ZetesMedea, פתרון לניהול תהליכים לוגיסטיים כדי לשפר את פעילות המחסנים שלה. "Zetes היא הספק היחיד שהראה יכולת ורצון לענות על הדרישות והתהליכים הייחודיים שלנו", מסביר מומחה ה-IT מארק ברלאו (Marc Berlau), שהתרשם עמוקות משיתוף הפעולה עם Zetes במהלך שלב התכנון. "היה צורך רק במספר מועט של פגישות עד שהרגשנו ש-Zetes מבינה אותנו כראוי."
זמן הכשרה קצר
לאחר חמישה חודשים בלבד, ZetesMedea נפרס ברחבי קבוצת Augustin Group באפריל 2018. כחלק מהתהליך, עובדי המחסן צוידו במסופונים ידניים ומדפסות ניידות מתוצרת Zebra. כיום מסך התצוגה של המסופון הידני מדריך את המשתמשים צעד אחר צעד בביצוע כל תהליך, כאשר ניתן להחליף בין התהליכים השונים באמצעות מסך מגע. תפריט הניווט של ZetesMedea אינטואיטיבי מאוד, כך שגם עובדים חדשים יכולים ללמוד להשתמש בו במהירות ולהצטרף למהלך העבודה במחסן לאחר זמן הכשרה קצר.
בקבלת הסחורות, נסרק ברקוד יחיד הנמצא על גבי טופס המשלוח או המשטח כך ש-ZetesMedea יכול לשלוח את הנתונים שנקלטו למערכת השיווק. במערכת זו הברקוד מקושר להזמנה קיימת ומוזן בחזרה ל-ZetesMedea.
"ניתן למפות ב-ZetesMedea את כלל התהליכים הקשורים לקבלת סחורות, מה שתורם לעליה של כ-300% בפרודוקטיביות". דניאל ווגר (Daniel Weger), רכש, קבוצת Augustin Group
Auch das Überführen der Artikel vom Wareneingang zum Lagerplatz wird durch ZetesMedea unterstützt. Nach dem Scannen des Artikel-Barcodes schlägt die Software einen Lagerort vor, den der Mitarbeiter in der Regel annimmt und durch das Scannen des Barcodes am Regalplatz bestätigt. „Bei Bedarf kann die Ware aber auch zu einem anderen freien Lagerplatz gebracht werden, der dann natürlich auch gescannt werden muss“, erklärt Berlau. Durch das „Verheiraten“ von Lagerplatz und Artikel wisse man jetzt in jedem Fall, „an welchem Ort sich welche Artikel in welcher Menge befinden“.
התאמה בין פריטים למיקום במחסן
עבור מספר רב של פריטים זהים, מתבצע תיוג של האריזה החיצונית והפריטים מועברים לאחד מהמיקומים במחסן המוצע על ידי ZetesMedea. "ניתן למפות ב-ZetesMedea את כלל התהליכים הקשורים לקבלת סחורות, מה שתורם לעליה של כ-300% בפרודוקטיביות", לדברי ווגר (Weger).
ZetesMedea תומך גם בהעברה של פריטים מתהליך קבלת הסחורות למיקומם במחסן. לאחר שברקוד הפריט נסרק, התוכנה מציעה עבורו מיקום במחסן, שלרוב מקובל על עובדי המחסן ומאושר על ידי סריקה של הברקוד הסמוך למיקום שעל המדף. "במקרה הצורך, ניתן להעביר סחורה למיקום פנוי במחסן, שכמובן שיש לסרוק את הברקוד הסמוך לו", מסביר ברלאו. על ידי התאמה בין מיקום במחסן לפריטים, המשתמשים יודעים תמיד היכן נמצאים פריטים ומהי כמותם.
קריאת SOS לסיוע של חברי הצוות
בשלב הבא ישנה הבחנה בין טיפול בהזמנה יחידה או במספר הזמנות במקביל (ליקוט רב-הזמנות multi-order picking). ככל שקרב מועד שילוח ההזמנה, גדל הסיכוי שהמלקטים מונחים לטפל בהזמנה יחידה כדי להבטיח שתהיה מוכנה בזמן. "גם כן, ZetesMedea מציע גמישות מרבית בעזרת מספר אפשרויות בחירה", מדגיש ברלאו. הגמישות מתבטאת גם בלחצן ה-SOS, הממוקם במסופון הידני של המלקטים ומאפשר להם לבקש עזרה מחברי הצוות שלהם כאשר קיים סיכון שלא יוכלו לסיים במועד המבוקש.
למרות שהשימוש בלחצן קורה לעתים רחוקות, הוא מסייע בהבטחת איכות המשלוחים. הודות ל-ZetesMedea, מימוש הזמנות במועד כבר מתבצע ברמה גבוהה. "בעזרת תהליך ברור המתועד באופן חלק ופשוט, שיעור השגיאות בליקוט ההזמנות שואף לאפס", מדגיש ווגר. תהליך זה מאפשר לבצע שילוח לאחר בדיקה נוספת על ידי סריקה בתחנת האריזה. בעבר, היה צורך בבדיקה ידנית של רשימות הליקוט והאריזה על ידי העובדים בכל אחד משלבים אלו. "ביטול הצורך בבדיקה הידנית בתחנת האריזה הביא לחיסכון עצום בזמן", מסכם ברלאו.
מלאי משולב
שינוי הליך בדיקת המלאי הניב חיסכון נוסף ושיפור באיכות. "בעבר, ביצוע ספירה מקיפה הצריך כ-50 עובדים למשך יום שלם, כאשר לעתים היו טעויות בספירה וברישום של כ-40,000 פריטים, שגרמו לשגיאות במלאי", לדברי ברלאו. בעזרת ZetesMedea יכלה הקבוצה לעבור לספירה מחזורית קבועה.
מסקנה: באמצעות ZetesMedea, קבוצת Augustin Group הפכה תהליכים שבין קבלת ושילוח סחורה לדיגיטליים, ושיפרה כך את הפרודוקטיביות, אמינות והשקיפות.