Logistyka części zamiennych: za pomocą ZetesMedea Grupa Augustin dokonała cyfryzacji procesów logistycznych od przyjęcia po wysyłkę towarów aby zwiększyć produktywność, wiarygodność danych na temat stanówzapasów oraz zwiękrzyć przejrzystość procesów operacyjnych.
Poszukiwanie części zamiennych do starszych pojazdów łatwo może stać się długim i bezowocnym procesem. Większość producentów po upływie około 15 lat od zakończenia produkcji danego modelu samochodu przestaje realizować dostawy takich części jak sworznie, amortyzatory czy lusterka zewnętrzne.. W tym segmencie Grupa Augustin osiągnęła pozycję czołowego dostawcy dla klientów Fiat Chrysler Group. Rodzinna firma z siedzibą w Handewitt, zlokalizowanym w rejonie granicy niemiecko-duńskiej, jest w stanie dostarczyć około 400 tys. części do obecnie produkowanych i starych modeli samochodów osobowych i pojazdów użytkowych.
Szybki wzrost
Firma osiągnęła bardzo szybki wzrost obrotów dzięki dynamicznemu rozwojowi e-handlu oraz ekspansji spółki Fiat Chrysler. Tylko w ciągu ostatnich dwóch lat roczne obroty firmy wzrosły o 30%, co w 2017 r. niemal przekroczyło granice możliwości jej procesów logistycznych. Większość działań logistycznych firmy odbywało s się wówczas na podstawie papierowej dokumentacji. Dowody dostawy były sprawdzane pozycja po pozycji, części rozlokowywano na regałach bez użycia skanera, a operatorzy kompletowali zamówienia korzystając z papierowych arkuszy zamówień. Pracując w tym systemie, sześcioro pracowników z działu przyjęcia towaru musiało codziennie obsłużyć od pięciu do dziesięciu ciężarówek. W tym samym czasie nie więcej niż dwunastu operatorów miało do skompletowania od 700 do 800 zamówień. Było już wtedy było oczywiste, że w następnych latach liczba zamówień wzrośnie nawet do 1500 dziennie.
Dlatego w 2017 r. firma Augustin podjęła decyzję o wdrożeniu systemu realizacji procesów magazynowych (WES), umożliwiającego wymianę danych dotyczących zamówień i zapasów z jej wewnętrznym systemem ERP oraz kontrolę i cyfryzację wszystkich procesów od przyjęcia po wysyłkę towarów. Po dokładnej analizie rynku i odbyciu licznych spotkań z potencjalnymi dostawcami usług firma wybrała rozwiązanie ZetesMedea służące do obsługi procesów logistycznych, które jednocześnie umożliwia ciągłe usprawnianie operacje magazynowe. „Firma Zetes to jedyny dostawca, który potrafił i chciał spełnić nasze indywidualne wymagania oraz zająć się naszymi procesami” – wyjaśnia specjalista ds. IT Marc Berlau, który był pod dużym wrażeniem współpracy z firmą Zetes na etapie planowania. „Wystarczyło tylko kilka spotkań, abyśmy poczuli, że Zetes bardzo dobrze rozumie nasze potrzeby i oczekiwana”.
Krótkie szkolenie
Po zaledwie pięciu miesiącach przygotowań, w kwietniu 2018 r. wdrożono w Grupie Augustin rozwiązanie ZetesMedea. W ramach wdrożenia pracowników magazynu wyposażono w ręczne terminale skanujące i drukarki mobilne firmy Zebra. Teraz komendy wyświetlane na terminalach ręcznych kierują pracą ich użytkowników krok po kroku przez każdy proces, który można wybrać i zainicjować na ekranie dotykowym. Poruszanie się po menu programu ZetesMedea jest bardzo intuicyjne. Dlatego nawet nowi pracownicy magazynowi mogą bardzo szybko nauczyć się jego obsługi oraz rozpocząć pracę w magazynie po bardzo krótkim szkoleniu.
W dziale przyjęcia towaru z dowodu dostawy lub palety skanowany jest pojedynczy kod kreskowy, dzięki czemu ZetesMedea może szybko przesłać dane wejściowe do systemu sprzedaży. Tam kod kreskowy zostaje powiązany z istniejącym zamówieniem i przesłany z powrotem do systemu ZetesMedea.
Przypisywanie towarów do ichlokalizacji w magazynie
Przy dużej liczbie identycznych produktów etykietuje się tylko paczki znajdujące się na wierzchu. Następnie paczki przewozi się do jednej z lokalizacji w magazynie zaproponowanych przez ZetesMedea. „Wszystkie procesy operacyjne w dziale przyjęcia towaru mogły zostać zmapowane w programie ZetesMedea, dzięki czemu produktywność działu wzrosła o 300%” – mówi Weger.
„Wszystkie procesy w dziale przyjęcia towaru mogły zostać zmapowane w aplikacji ZetesMedea. dzięki temu zwiększyliśmy produktywność o 300%”. Daniel Weger, dział zamówień, Grupa Augustin
ZetesMedea ułatwia również transfer towarów z działu przyjęcia towaru do odpowiedniej lokalizacji w magazynie. Po zeskanowaniu kodu kreskowego program sugeruje lokalizację w magazynie, którą pracownik zwykle zatwierdza i potwierdza przez zeskanowanie kodu kreskowego w odpowiednim miejscu na półce. „W razie potrzeby towar można również przenieść w inne wolne miejsce w magazynie, którego kod oczywiście także należy zeskanować” – wyjaśnia Berlau. Dzięki powiązaniu lokalizacji w magazynie z produktami użytkownik zawsze wie, kjakie produkty znajdują się w poszczególnych lokalizacjach, i zna ich aktualną ilość.
SOS dla pomocy współpracownikom
W następnym etapie rozróżnia się również przetwarzanie pojedynczego zamówienia i równoległe przetwarzanie wielu zamówień (kompletację wielozamówieniową). Im mniej jest czasu na realizację wysyłki, tym częściej operatorzy zajmujący się kompletacją zamówień kierowani są do przetworzenia pojedynczego zamówienia, aby zapewnić jego terminową realizację. „Również w tym przypadku aplikacja ZetesMedea umożliwia pełną elastyczność i szeroki wybór opcji” – podkreśla Berlau. Elastyczność operacji zwiększa przycisk SOS: operatorzy kompletujący zamówienie mogą go wybrać bezpośrednio na swoim terminalu ręcznym, aby poprosić współpracowników o pomoc, jeżeli jest ryzyko, że nie dotrzymają terminu realizacji zamówienia.
Ten używany tylko w wyjątkowych sytuacjach przycisk pozwala zadbać o wysoką jakość dostaw. Dzięki aplikacji ZetesMedea liczba terminowo zrealizowanych zamówień jest już na wyjątkowo wysokim poziomie. „Dzięki jasnej i uporządkowanej oraz sprawnie udokumentowanej procedurze kompletacja zamówień odbywa się teraz praktycznie bez błędów kompletacyjnych” – podkreśla Weger. Dzięki temu firma mogła zrezygnować z ponownego skanowania kontrolnego na stanowisku pakowania. W przeszłości listy kompletacji i pakowania musiały być ponownie weryfikowane przez wyznaczonego do tego pracownika. „Dzięki wyeliminowaniu kontroli kompletacji na stanowisku pakowania zaoszczędziliśmy bardzo dużo czasu” – podsumowuje Berlau.
Zintegrowane zapasy
Zmiana procedury kontroli zapasów przyniosła dodatkowe oszczędności i poprawę jakości procesów magazynowych. „W przeszłości pełna inwentaryzacja magazynu wymagała całodziennego zaangażowania 50 pracowników, czasami podczas weryfikowania stanów magazynowcy dla około 40 tys. produktów wykrywaliśmy wtedy nieścisłości, co prowadziło do błędów w stanach zapasów” – twierdzi Berlau. Dzięki aplikacji ZetesMedea nasza firma mogła zacząć stosować inwentaryzację ciągłą.
Wniosek: Dzięki aplikacji ZetesMedea Grupa Augustin wprowadziła cyfryzacęi wszystkich procesów magazynowych od przyjęcia po wysyłkę towarów, co znacznie zwiększyło jej produktywność, przejrzystość procesów operacyjnych i wiarygodność u klinetów.